Inleiding

Informatie over Renta Solutions NV

Renta Solutions nv, een naamloze vennootschap ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met het nummer 0503.995.766 en met maatschappelijke zetel gevestigd te Leuvensesteenweg 369, 1932 Zaventem, België, (hierna 'rS' genoemd) is een verstrekker van ICT-oplossingen voor de Automotive sector. In het kader van haar activiteiten en diensten verwerkt rS onder andere persoonsgegevens van haar klanten (leasingmaatschappijen, garages, bandencentrales, bandengroeperingen) en van de personen die de ICT-platformen van rS gebruiken in naam van die klanten. Wat deze verwerkingsactiviteiten betreft, handelt rS als 'verwerker' en is ze verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze hoedanigheid streeft rS ernaar de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving na te leven, zoals, vanaf 25 mei 2018, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (de 'Verordening' of de 'GDPR') en alle toepasselijke nationale wetten ter uitvoering van EU-richtlijn 95/46 in verband met de verwerking van persoonsgegevens of die de GDPR verder aanvullen.

Wij hechten veel belang aan uw privacy.

rS streeft ernaar een betrouwbare partner te zijn en wilt daarom uw persoonsgegevens respecteren en beschermen. Dit Gegevensbeschermingsbeleid heeft tot doel uit te leggen hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en verstrekken telkens als u gebruik maakt van onze diensten, onze website of anderszins met ons in interactie treedt. Lees dit Gegevensbeschermingsbeleid aandachtig zodat onze verwerking van uw persoonsgegevens zo transparant mogelijk is. rS verzamelt of verwerkt persoonsgegevens niet zonder rechtmatige grond. Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met de doeleinden die in dit Gegevensbeschermingsbeleid vermeld staan of elders aan u worden meegedeeld.  Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor gegevensverwerking, zoals uitgelegd in dit Gegevensbeschermingsbeleid. 

Waarop heeft het verzamelen van gegevens betrekking? 

Dit Beleid is van toepassing op alle gegevensbronnen die rS verzamelt en verwerkt in de context van haar dienstverlening, zoals het gebruik van haar platformen, van haar website, enz.

 Wiens persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken als u tot een van de volgende categorieën behoort:

• klanten (zakelijk);

• werknemers van klanten die van klanten de toestemming krijgen om gebruik te maken van onze platformen;

• contactpersonen van klanten o.a. in het kader van het verzenden van digitale facturen en/of aanmaningen;

• in het kader van het FMS-platform: bestuurdersgegevens

• bezoekers/gebruikers van een website.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

rS kan uw persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen:

• tijdens onze interactie met u (bv. wanneer u contact opneemt met rS, kan rS die correspondentie bewaren)

• wanneer u een onlineformulier invult

• wanneer u een account aanmaakt op onze website, enz. 

• We zouden u ook kunnen vragen om enquêtes in te vullen die we gebruiken voor onderzoeksdoeleinden, ook al hoeft u daar niet op in te gaan.

• Wij kunnen details opslaan van uw bezoeken aan onze website.

• Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw computer of apparaat, zoals het IP-adres, besturingssysteem of browsertype. Deze gegevens worden verzameld voor het goede beheer en de goede werking van onze websites. Om deze gegevens te verzamelen maken we gebruik van cookies. 

 Welke soort persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende soorten persoonsgegevens:

• identificatie- en contactgegevens, zoals uw naam, familienaam, e-mailadres (login voor onze platformen), uw contactgegevens bij uw werkgever; taalvoorkeur.

 Cookies en andere trackingtools

Om u een betere ervaring te bezorgen wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij bepaalde informatie automatisch met behulp van technologieën zoals bijvoorbeeld cookies.

 Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

rS verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende eventuele doeleinden en alle andere doeleinden die daarmee verenigbaar zijn:

• Om klantenaccounts (logins) te creëren en te beheren.

• Om met u te communiceren: u kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (via onze website, telefonisch, via e-mail ...) om ons vragen te stellen, informatie te vragen, opmerkingen te geven enz. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om met u te communiceren en uw vragen te beantwoorden. 

• Voor facturatie en boekhouding (facturatie, inning van betalingen enz.).

• Om geschillen te beheren (inning van onbetaalde bedragen, advocatendossiers ...)

• Voor websites, cookies & nieuwsbrieven: wij kunnen gegevens verzamelen via cookies om onze knowhow te vergroten en uw surfervaring merkbaar te verbeteren door uw voorkeuren en parameters op te slaan om u tijd te besparen (zoals taalvoorkeuren), het inloggen te vergemakkelijken, fraude tegen te gaan en de prestaties van onze websites en diensten te analyseren. Deze gegevens helpen ons onze website te verbeteren. Daarnaast gebruiken we cookies voor internetanalyses om de activiteit van de websites te meten en na te gaan welke zones van de websites het vaakst worden bezocht.

 Op welke grond verwerken wij uw persoonsgegevens?

rS verwerkt uw persoonsgegevens desgevallend op de volgende rechtmatige gronden:

• de uitvoering van uw overeenkomst rS;

• uw voorafgaande en geïnformeerde toestemming, indien nodig;

• de rechtmatige belangen van rS of een derde, voor zover deze belangen de overhand hebben over uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden, zoals, desgevallend, om witwassen van geld te detecteren en voorkomen, voor grondig onderzoek van de tegenpartij, om u nuttige informatie te verschaffen enz.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Om onze diensten aan te bieden moeten wij af en toe partners of verwerkers inschakelen voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij beperken het verstrekken van uw persoonsgegevens tot de volgende categorieën van ontvangers:

• interne bedrijfsafdelingen zoals verkoop, helpdesk, IT-services, ondersteuning en onderhoud;

• onze dienstverleners zoals: verleners van datahostingdiensten, verleners van IT-services;

• overheden wanneer dat wettelijk verplicht is;

• in verband met faillissementsprocedures, om onze rechten af te dwingen en onze eigendom te beschermen.

Wij begrijpen dat u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens zonder uw toestemming rechtstreeks verstrekken aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Opgelet: wij kunnen ook persoonsgegevens over u gebruiken en verstrekken die niet persoonlijk identificeerbaar zijn, d.w.z. gegevens in geaggregeerde vorm die u niet langer identificeren.

Hoe worden uw persoonsgegevens opgeslagen en doorgegeven?

rS streeft ernaar ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens:

• worden beschermd tegen onopzettelijke of opzettelijke vernietiging / verlies;

• naar behoren worden gebruikt en

• niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Alle informatie die u ons verschaft, wordt opgeslagen op beveiligde servers. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in onze databases of in de database van onze dienstverleners. 

 Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens doorgaans zo lang als nodig voor de doeleinden beschreven in het punt “Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?” van dit Gegevensbeschermingsbeleid, of overeenkomstig de relevante geldende wetten. Wij bewaren uw persoonsgegevens bijvoorbeeld zolang als nodig is met betrekking tot uw zakenrelatie met rS en, desgevallend, de beëindiging ervan, of zolang het nodig is om de wettelijke verplichtingen van rS na te komen. In geval van een geschil, kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren tot volledige afhandeling van het geschil. Vervolgens zullen wij ze wissen of archiveren volgens de toepasselijke wetgeving.

Gevoelige gegevens

rS is soms verplicht, op vraag van de leasingmaatschappijn, om gevoelige gegevens te verwerken, voornamelijk met betrekking tot gerechtelijke informatie, zoals boetes, PV’s m.b.t. verkeersovertredingen. Gebruik van FMS om gegevens naar de database van de Kruispuntbank van de voertuigen door te geven. In samenwerking met de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer en de Federale Politie, ontwikkelde rS een IT-platform, Fines Management Services (FMS) genaamd, om de boetes met betrekking tot verhuurde voertuigen te beheren en de gebruikelijke bestuurder van een voertuig dat eigendom is van een leasingmaatschappij of een verhuurmaatschappij, gemakkelijk te identificeren. Dit platform stelt de bevoegde autoriteiten in staat de identificatiegegevens van de gebruikelijke bestuurder van een voertuig te verzamelen via de databank van de Kruispuntbank van de voertuigen. Dit stelt de bevoegde autoriteiten in staat om rechtstreeks contact op te nemen met mogelijke overtreders zonder enige betrokkenheid van de leasemaatschappij of de werkgevers van de betrokken persoon, wiens recht op privacy zo beter wordt gerespecteerd. In dat opzicht worden volgende persoonsgegevens van de bestuurder doorgegeven aan de FMS-database: familienaam, voornaam, geboortedatum en nummerplaat. Het Directoraat-Generaal Wegvervoer en Verkeersveiligheid van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer is de verantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens in de Database (Artikel 6 van de Wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de Voertuigen). Renta vzw is wettelijk aangesteld als de entiteit die verantwoordelijk is voor de primaire verzameling en actualisering van deze gegevens in de Database (Artikel 13 van het Koninklijk Besluit van 8 juli 2013 ter uitvoering van de Wet van 19 mei 2010).

 Hoe garanderen wij de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens?

Wij beschermen uw gegevens door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen tegen onbedoelde of onwettige vernietiging, onbedoeld verlies of wijziging, onbevoegde openbaarmaking of toegang, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking. Wanneer we gegevensverwerking uitbesteden, leggen we contractuele verplichtingen op om uw informatie te beschermen.

 Contactpersoon GDPR bij rS

U kunt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen tegenover rS, voor zover u deze rechten daadwerkelijk hebt volgens de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, zoals de GDPR. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u te allen tijde contact opnemen met de correspondent voor gegevensbescherming van rS op gdpr@rentasolutions.org.