Introduction

Informations concernant Renta Solutions SA

Renta Solutions SA, société anonyme inscrite auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0503.995.766, et dont le siège social est sis Chaussée de Louvain 369, 1932 Zaventem, Belgique (ci-après dénommée «rS») est un prestataire de solutions ICT pour le secteur Automotive. Dans le cadre de ses activités et services, RS traite, entre autres, les données à caractère personnel de ses clients (sociétés de leasing, garages, centrales de pneus, groupements de pneus), et des personnes qui utilisent les plateformes ICT de rS au nom de ces clients. En ce qui concerne ces activités de traitement, RS agit en qualité de « processeur de données », et est responsable de la protection de vos données personnelles. À ce titre, RS s'efforce de se conformer à la législation en vigueur en matière de protection des données, notamment, à partir du 25 mai 2018, au Règlement général européen sur la protection des données 2016/679 (le « règlement » ou « RGPD ») et aux lois nationales en vigueur implémentant la Directive 95/46 de l'UE sur le traitement des données personnelles ou venant compléter le RGPD.

Le respect de votre vie privée est une priorité pour nous.

RS aspire à être un partenaire de confiance et, pour cette raison, s'efforce de respecter et de protéger vos données personnelles. Cette Politique de protection des données personnelles vise à expliquer comment nous collectons, stockons, utilisons et divulguons vos données personnelles lorsque vous utilisez nos produits et services, notre site Web ou lorsque vous interagissez avec nous. Veuillez lire attentivement cette Politique de protection des données personnelles, afin que le traitement de vos données personnelles soit le plus transparent possible. rS ne collecte, ni ne traite les données personnelles sans motif légitime.  Nous n'utilisons jamais vos données personnelles à des fins incompatibles avec les objectifs décrits dans la présente Politique de protection des données personnelles ou qui vous sont communiqués ailleurs. Nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données, conformément à la présente Politique de protection des données personnelles.

Quelles sont les activités concernées par la collecte des données ?
Cette Politique concerne toutes les sources de données collectées et traitées par RS dans le cadre de ses différentes activités commerciales, notamment l’utilisation de ses plateformes, de son site Web, etc.

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous pouvons collecter et traiter vos données personnelles si vous faites partie des catégories suivantes :

• clients (professionnels) ;
 • employés des clients ou autres personnes autorisées par les clients à utiliser nos plateformes;
 • personnes de contact des clients e.a. dans le contexte de l’envoi de factures et/ou rappels digitaux; • dans le contexte de FMS : données de conducteurs
 • visiteurs / utilisateurs du site Web

Comment recueillons-nous vos données personnelles ?

RS peut collecter vos données personnelles de différentes manières.

• lorsque nous interagissons avec vous (par exemple, lorsque vous contactez RS, RS peut conserver un enregistrement de cette correspondance)
 • lorsque vous remplissez un formulaire en ligne
 • lorsque vous créez un compte sur notre site Web
 • Nous pouvons vous demander de répondre à des enquêtes utilisées à des fins d'étude ou d'amélioration, bien que vous ne soyez pas obligé d’y répondre.
 • Nous pouvons enregistrer certains détails concernant vos visites sur notre site Web
 • Nous pouvons collecter des informations concernant votre ordinateur ou appareil, notamment l'adresse IP, le système d'exploitation ou le type de navigateur. Ces informations sont recueillies pour assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement de notre site Web. Les cookies sont utilisés pour collecter ces informations.

Quels types de données personnelles collectons-nous ?

Nous collectons les types de données personnelles suivants :

• Données d’identification et de contact, notamment votre nom, prénom, adresse email (login pour nos plateformes), vos coordonnées professionnelles ; langue

Cookies et autres outils de suivi

Afin d’améliorer votre expérience, lorsque vous visitez notre site Web, nous collectons certaines informations par des moyens automatisés, notamment grâce à des cookies.

Pour quelles finalités utilisons-nous vos données personnelles ?
rS traite vos données personnelles aux fins suivantes, selon le cas, et à toute autre fin qui pourrait être compatible avec celles-ci :

• Pour créer et administrer les comptes des clients (logins).

• Pour communiquer avec vous : vous pouvez nous contacter par différents moyens (via notre site internet, par téléphone, par e-mail, ...) afin de poser des questions, demander des informations, faire part de commentaires, etc. Nous utiliserons vos données personnelles pour communiquer avec vous ou pour répondre à vos questions. 

• Pour la facturation et la comptabilité (facturation, encaissement des paiements, etc.).

• Pour gérer les conflits (recouvrement des montants impayés, les dossiers juridiques, ...) 

• Pour les sites Web, cookies et newsletters : nous pouvons collecter des informations via des cookies pour acquérir de l’expérience et nous donner une meilleure idée de votre type de navigation, notamment pour stocker vos préférences et paramètres afin de gagner du temps (notamment les préférences linguistiques), de permettre la connexion, de lutter contre la fraude et d’analyser les performances de notre site Web et de nos services. Ces informations nous aident à améliorer notre site Web et nos applications, ainsi qu'à mieux connaitre les produits et services que vous préférez. Nous utilisons également des cookies pour les analyses sur le Web, afin de déterminer l'activité sur les sites Web ainsi que les zones des sites Web les plus visitées.

Sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ?

rS traite vos données personnelles en fonction des fondements juridiques suivants, et selon le cas : 

• de l'exécution du contrat que vous avez conclu avec RS;

• de votre consentement éclairé préalable, lorsqu’il est requis ; 

• des intérêts légitimes d'RS ou d'un tiers, dans la mesure où ces droits l'emportent sur vos droits et libertés fondamentaux, tels que, le cas échéant, de détecter et prévenir le blanchiment d'argent, de conduire un audit préalable d’une contrepartie, vous fournir des informations utiles, etc. 

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Pour offrir nos services, nous avons parfois besoin de faire appel à des partenaires ou des entités de traitement aux fins décrites ci-dessus. Nous limitons le partage de vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires : 

• les services internes tels que le département Commercial, le département Service Clients, le service Informatique, Support et Maintenance ; 

• nos prestataires de services notamment : prestataires d'hébergement de données, prestataires informatiques ;

• les autorités lorsque la loi l'exige ;

• dans le cadre d’une faillite, pour faire valoir nos droits, protéger nos biens ou les droits.

Nous savons que vous ne souhaitez pas que nous transmettions vos données personnelles directement à des tiers pour leurs propres fins de marketing, et cela sans votre consentement.  Veuillez noter que nous pouvons également utiliser et divulguer des données personnelles vous concernant qui ne sont pas personnellement identifiables, c'est-à-dire des données personnelles sous forme agrégée, ne permettant plus de vous identifier.

Comment vos données personnelles sont-elles stockées et transférées ?

rS vise à garantir que vos données personnelles soient : 

• protégées contre toute destruction/perte accidentelle ou intentionnelle ; 

• correctement utilisées ; et 

• inaccessibles aux personnes non autorisées.

Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur des serveurs sécurisés. Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données, soit dans la base de données de nos prestataires de services. 

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

En général, nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites à la section « Pour quelles finalités utilisons-nous vos données personnelles ? » de la présente Politique de protection des données personnelles, ou conformément aux lois en vigueur. À titre d'exemple, nous ne conservons vos données personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de votre relation commerciale avec RS et, le cas échéant, de la fin de celle-ci, ou aussi longtemps que nécessaire pour respecter les obligations légales d'RS. En cas de litige, nous pouvons conserver vos données personnelles jusqu'à la résolution complète du litige. Nous supprimerons ou archiverons ces données conformément à la loi applicable.

Données sensibles

Nous sommes parfois amenés à traiter, à la demande des sociétés de leasing, des données sensibles, essentiellement des informations judicaires, comme des amendes, des infractions au code de la route, (PV de police,…). Utilisation de la plate-forme FMS pour transférer des données vers la base de données de la Banque-Carrefour des Véhicules. En collaboration avec le Service Public fédéral Mobilité et Transports et la Police fédérale, Renta Solutions SA a développé une plateforme informatique appelée Fines Management Services (FMS) dans le cadre de la gestion des amendes liées aux véhicules en location à court ou à long terme afin de pouvoir facilement identifier le conducteur habituel d’un véhicule appartenant à une société de leasing ou à une société de location. Cette plate-forme permet aux autorités de collecter les données d’identification du conducteur habituel d’un véhicule via la base de données de la Banque-Carrefour des Véhicules. Cela permet aux autorités compétentes de contacter directement les contrevenants potentiels, sans aucune implication de la société de leasing, ni de l'employeur de la personne concernée, renforçant ainsi son droit à la confidentialité. À cet égard, les données personnelles suivantes du conducteur sont transférées à la base de données de FMS: nom, prénom, date de naissance et numéro de plaque d'immatriculation. La Direction générale Transport routier et Sécurité routière du SPF Mobilité et Transports est l'entité de contrôle des données personnelles contenues dans la Base de données (article 6 de la loi du 19 mai 2010 portant création de la Banque-Carrefour des Véhicules). Renta ASBL est désignée par la loi au titre d'entité responsable de la collecte initiale et de l'actualisation de ces données dans la Base de données (article 13 de l'arrêté royal du 8 juillet 2013 portant exécution de la loi du 19 mai 2010). 

Comment assurons-nous la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles ?

Nous protégeons vos données par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l'altération accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé, et contre toute autre forme de traitement illicite. Lorsque nous externalisons le traitement des données, nous imposons des obligations contractuelles pour protéger vos informations.

Personne de contact RGPD chez rS

Vous pouvez exercer un certain nombre de droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles à l'égard de rS, dans la mesure où vous disposez effectivement de ces droits en vertu de la législation en vigueur en matière de protection des données, telle que le RGPD. Pour exercer à tout moment les droits énoncés dans cette section, veuillez contacter le Correspondant à la protection des données de rS à gdpr@rentasolutions.org